上司から、7月に来る新しい職員にCADの解説動画を作ってもらえないか、という相談がありました。
最初に聞いたときは、「いや、いきなりは無理でしょう」と思いました。ところが上司によると、その人はCADの操作経験があるそうです。そこに期待しているとのことでした。
構想としては、一つ一つの操作を取り上げた短い動画をたくさん作る、というものです。たとえば、ファイルを開く、線を引く、図面を保存する、といった基本操作を、画面録画ソフトで録画します。そして、その操作を説明する動画にして、職域のユーザーに共有するという話です。
それなら、できるかもしれないと思いました。
ただし、そのためには、動画編集の手順と、画面録画の手順を説明するマニュアルが必要です。もちろん、私が横について一対一で教えれば、それで済むと言えば済みます。しかし、それではやり方がその場限りになってしまいます。あとに残る形にしなければ、同じことをまた誰かが一から説明することになります。
ここ最近、私はマニュアルばかり作っています。
主に作っているのは、私の頭の中に入っている仕事のやり方を、後任に伝えるためのマニュアルです。ただ、マニュアル作りは思った以上に手間がかかります。
そこでふと、動画編集ソフトも画面録画ソフトもマイクロソフトのソフトなので、Copilotなら手順書を作れるかもしれないと思いました。
さっそく指示文を書いて、Copilotに作ってもらいました。
結果としては、確かに手順書らしいものはできました。手順だけ見れば、よくできています。図もたくさん入っています。
しかし、その図はあくまで飾りのようなものでした。実際の画面を説明した図ではありません。どこをクリックするのか、どのボタンを押すのか、といったことが図で分かるわけではありませんでした。
やはり、この部分は人の手で作らないといけないのかと思いました。そう考えていたところで別の仕事が入り、今日のマニュアル作りはそこで終わりました。
マニュアル作りは、かなり地道な仕事だと思います。
「これで分かるだろう」と思って作っても、使う人は思いがけないところでつまずきます。自分にとっては当たり前のことでも、ほかの人にとっては当たり前ではない。最近は、そのことをよく感じます。
だからこそ、手順はできるだけ細かく書く必要があります。画面の説明も入れながら、「ここをクリックする」「この表示になればよい」といったところまで書かないといけないのだと痛感しています。
以前、ソフトを操作するだけで、画面のスクリーンショットを撮りながら、マニュアルを自動で作ってくれるソフトを展示会で見たことがあります。その自動化の仕組みは、確かに魅力的でした。
しかし、値段が高いのです。もちろん、それだけの価値はあると思います。ただ、うちの職場では、使うのはおそらく私だけです。そのために予算がつくとは思えません。
社内システムについては、もともとマニュアルがあります。しかし、私はそれだけでは十分ではないと考えています。
そこで、トラブル対応に絞ったユーザー向けのマニュアルと、システムを管理する人向けのマニュアルを別々に作っています。
トラブルが起きたら、ユーザーに該当するマニュアルを送って、その通りに操作してもらいます。一方で、システム管理者が行う作業については、別のマニュアルにまとめておき、後任に理解してもらうようにしています。
このやり方は、今のところうまくいっています。トラブル対応の手間を減らすことにも役立っています。
うちの職場には、研修などのWeb配信についても、独自のやり方があります。これは外部の一般的な情報だけでは対応できません。使っている機材も、配信の流れも、職場ごとの事情があります。だからこそ、自分たちの実情に合ったマニュアルを作る必要があります。
私は来年3月に退職する予定です。
それまでに、必要なマニュアルは一通り作っておきたいと考えています。それに加えて、初任者向けの業務教材も、できるだけ作っておきたいと思っています。
幸い、若手がシステム運用の仕事を少しずつ引き受けてくれるようになりました。そのおかげで、私はマニュアル作りや教材作りに時間を使えるようになっています。
完全なものは作れないかもしれません。
それでも、できる限りのものは残しておきたいと思っています。
あとどれだけ作れるだろうか。そんなことを考えながら、今日も仕事を進めています。
今日はオリジナルキャラのマルスを描きました。どうも、一枚くらいは描かないと気分転換できません。
