普通なら二、三年で異動するはずの職場に、私はもう七年もいます。
長く在籍することになった理由の一つが、コロナ禍をきっかけに始まった研修・講習会のWeb配信です。必要な機材をそろえ、配信方法を試行錯誤しながら、少しずつ運用を整えてきました。
その結果、「ほかの人には引き継げない仕事」を、自分で作ってしまいました。いわゆる属人化です。
これは良くないと以前から思っていました。しかし職場は、ノウハウを整理してほかの人へ引き継ぐよりも、私を同じ部署に置き続けることを選びました。
私も六十歳になり、昨年十月ごろ、定年延長は一年だけにして、来年三月で退職すると職場に伝えました。それと同時に、システム運用やWeb配信に関するノウハウのマニュアル化を進めてきました。
システム運用については、トラブル対応も含めたマニュアルが今年四月ごろにほぼ完成しました。そして今日、Web配信のためのマニュアルもひとまず完成しました。
機材をどのように配置し、どう配線するのか。講習の内容に応じて、どの機材をどのように使うのか。機材の設置から、受講者の受信テストを兼ねた前説動画の配信、そして本番の講習配信まで、一連の作業を手順書としてまとめました。
実際に作ってみると、マニュアルは引き継ぐ人のためだけではなく、自分のためにも役立つことが分かりました。
以前は、システム運用もWeb配信も、ほとんど記憶を頼りに作業していました。しかし手順を整理して文章にすると、自分自身も迷わず、効率よく作業できるようになりました。
これは思っていた以上に大きな効果でした。
もちろん、作っただけでは十分ではありません。初めて使う人にとって、本当に分かりやすいマニュアルになっているかどうかが重要です。
これまでの経験から、どこで迷いやすいのか、どこで操作を間違えやすいのかは見えてきています。そうした箇所については、説明を加えたり、手順を細かく分けたりして、できる限り補強したつもりです。
あとは実際に使ってもらい、使い心地を確かめてもらうことです。これからの半年間で評価してもらい、改善が必要なところが見つかれば、その都度修正していきます。
基本となる形はできたので、これからの修正には、それほど大きな手間はかからないでしょう。
とにかく、自分にしかできないことをなくす。
それが、このマニュアルを作ってきた理由です。
自分がいなくても仕事が滞らず、誰かが迷わず引き継げる状態にする。そこまでできて、ようやく自分の仕事を終えられるのだと思っています。
今日は浴衣の女の子を描きました。以前のものと比べるとどうでしょうか。
